ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Личаківського районного

суду м. Львова

від 31 березня 2025

зі змінами від 9 квітня 2025

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу Личаківського районного суду м. Львова

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Личаківського районного суду м. Львова розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 р. №39 (далі - Положення), не можуть суперечити його нормам та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу Личаківському районному суді м. Львова.

1.2. Автоматизована система документообігу суду забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду; розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних; взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання; фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі; контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків; використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду; оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук; виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень; зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі; відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень; надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ; підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації; формування звітності суду про стан здійснення судочинства; надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень); передачу судових справ до електронного архіву; надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ. 

1.3. У Личаківського районному суді м. Львова використовується комп'ютерна програма «Д-3».

1.4. Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду і технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом голови суду та/або керівника апарату суду. Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.5. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

1.6. У випадку виявлення факту не внесення потрібних даних, або внесення помилкової інформації автоматизовану систему документообігу суду, за винятком випадків передбачених п. 2.3.46 положення про автоматизовану систему документообігу суду, необхідні виправлення вносяться на підставі та в спосіб визначений вмотивованим розпорядженням керівника апарату.

2. Розподіл судових справ між суддями:

2.1. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи; пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді; повторний автоматизований розподіл судових справ.

2.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, (слідчих суддів), у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

2.3. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду  інформації.

2.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється у суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством.

2.5. Спеціалізація суддів визначається рішенням зборів суддів Личаківського районного суду м. Львова.

2.6. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи.

2.7. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів (головуючий та судді члени колегії), запасний суддя, визначається автоматизованою системою.

2.8. Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених положенням. Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ: у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України); у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів); у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад пʼять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 цього Положення; які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення); у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.); у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав, стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ, у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації, у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації, у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

2.9. «Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження раніше визначеному судді, (колегії суддів), судді-доповідачу, або об’єднання проводиться автоматизованою системою документообігу суду щодо:

1) клопотань (подань), за виключенням скарг, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР);

2) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

3) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

4) заяви про перегляд заочного рішення;

5) заяв та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

6) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

7) зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

8) заяв про відновлення втраченого судового провадження;

9) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

10) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом.

11) позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

12) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день, та справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

13) обвинувальні акти які поверталися суддею на доопрацювання;

2.10 У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого, або всього складу суду, якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподіллено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.11 Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі та вихідні дні (підлягають невідкладному розгляду), за винятком можливості передачі таких раніше визначеному судді (слідчому судді), зборами суддів визначаються чергові судді (слідчі судді). У випадку, якщо збори суддів не відбулися чи є неповноважними, зазначені вище судові справи підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, які мають повноваження, (з урахуванням спеціалізації) без врахування суддів, які на момент розподілу таких справ відсутні з поважних причин (лікарняний, відпустка, відрядження, неможливість прибуття до суду тощо).

2.12 У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту Положення (не функціонування автоматизованої системи понад пʼять робочих днів), автоматизований розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється почергово між суддями в алфавітному порядку за першою буквою прізвища судді, починаючи з букви «А»

2.13 У разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справ в Личаківському районному суду м. Львова, повторний автоматизований розподіл усіх невирішених справ, які перебувають в провадженні судді, здійснюється між усіма суддями, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент такого автоматизованого розподілу, включно із суддями, розподіл справ на яких припинено перед відпусткою, відрядженням, навчанням.

2.14 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за п'ять робочих днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочі дні,  до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

2.15 Припинити автоматизований розподіл судових справ щодо розгляду слідчими суддями скарг та клопотань, що стосуються заходів забезпечення кримінального провадження та повинні бути розглянуті негайно, або в межах в межах 72 годин за пʼять робочих днів до початку щорічної основної, або додаткової відпустки судді, направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя, тощо, якщо тривалість відсутності судді становить не менше чотирнадцяти календарних днів.

2.16 У випадку надходження протягом одного робочого дня понад три клопотання про обрання  запобіжного заходу (первинних), наступні три клопотання про обрання запобіжного заходу (понад попередніх три відповідних первинних клопотання) передаються іншому слідчому судді, який визначається в порядку автоматизованого розподілу судових справ між суддями. Слідчі судді, які розглядають клопотання про обрання запобіжного заходу, що надійшли понад три протягом одного робочого дня, не вважаються «раніше визначеним суддею» в розумінні п. 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.17 У випадку надходження протягом одного робочого дня понад десять клопотань про проведення обшуку, наступні десять клопотань про проведення обшуку (понад попередніх десять відповідних клопотання) передаються іншому слідчому судді, який визначається в порядку автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

2.18 У випадку заявлення відводу черговому судді у вихідний чи святковий день, такий вирішувати наступним черговим суддею згідно з графіком, встановленим рішенням зборів суддів, а у разі його відсутності - наступним суддею згідно з графіком.

2.19 У випадку надходження клопотань (матеріалів), які підлягають негайному розгляду після закінчення робочого часу у суді, їх розгляд здійснюється черговим суддею згідно встановленого зборами суддів графіку чергувань суддів.

2.20 У разі неможливості у визначений КПК України строк суддею (колегією суддів) розглянути клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, воно передається на розгляд до іншого суддів, визначеного в порядку, встановленому частиною третьою статті 35 КПК України, або розглянуто головуючим, а за його відсутності - іншим суддею зі складу колегії суддів, якщо справа розглядається колегіально.